Een efficiëntieslag voor het goede doel
Spetter pieter paterrr, lekker in het waterrrr 🐥! Jaarlijks nemen 10.000 badeendjes een duik in de Jeker tijdens de Duckrace Maastricht. Hierdoor kan de Ronde Tafel 174 een mooie donatie doen aan het goede doel. Maar wat heb je nog meer nodig voor zo’n evenement, behalve goed weer en heel veel knalgele eendjes?
Het succes van de Duckrace had zich al bewezen in de jaren voordat Hive Collective (waar ik deel van uitmaak) zich als sponsor meldde. Ieder jaar opnieuw vulde het stadspark in Maastricht zich met een breed publiek om te supporteren en kans te maken op mooie prijzen. Dit alles onder toeziend oog van een notaris.
In het voormalige proces werden eendjes handmatig genummerd en fysieke loten verkocht. Deze werkwijze had twee nadelen: online verkoop was niet mogelijk en het vereiste behoorlijk wat administratie. Beide factoren stonden een stijging in de verkoop - en daarmee een grotere donatie aan het goede doel - in de weg. Het was tijd voor digitalisatie.
Na doorlopen van het Innovatietraject ontwikkelde ik als eerste stap in de digitalisatie van de Duckrace Maastricht een nieuwe, responsive marketing website met een daaraan gekoppeld online bestelsysteem. De uitdaging lag in het synchroon houden van de fysieke loten en de online verkochte loten, gekoppeld aan een waterdichte verantwoording voor de notaris. Mede door deze procesoptimalisatie stegen de verkoopcijfers direct in het eerste jaar van ons sponsorschap naar ongekende hoogte.
Het verkoopproces vereenvoudigen was slechts de eerste stap. De vrijwilligers van Ronde Tafel 174 waren nog steeds veel tijd kwijt aan het handmatig nummeren van de badeendjes. Uit de doelen die werden bepaald in het Innovatietraject, bleek dat hier grote winst te behalen was. Om ook deze handeling efficiënter te laten verlopen is een prototype ontwikkeld met RFID-tags. Dit zijn kleine stickertjes die elk een eigen, uniek signaal uitzenden dat door een antenne op een paar meter afstand kan worden opgepikt. Hiermee kreeg iedere fysieke rubberen eend een unieke code die werd gekoppeld aan een lot. Door de inzet van RFID werd twee weken werk teruggebracht tot enkele uren.
De tijdsbesparing die ik in deze intensieve samenwerking heb gerealiseerd zorgt ervoor dat de vrijwilligers zich weer richten op hun kerntaak: het verkopen van nóg meer loten. Elk verkocht lot betekent immers een hogere opbrengst voor het goede doel. En dat is waar het allemaal mee begon.
Digitalisatie hoeft niet ingewikkeld te zijn. Laat je ondersteunen door iemand die de juiste talen spreekt en ervaring heeft. Iemand zoals ik!
